Come migliorare le performance aziendali? Una guida per imprenditori (e non solo)

Gestisci un team di persone? Sei nella fase di bilanci e pianificazioni annuali?
Per farlo in modo efficace devi sapere come performano i tuoi collaboratori.
Come fare? Partendo da te stesso e usando alcuni semplici strumenti.

Curioso di scoprirne di più?
Continua a leggere!

Qui trovi anche il video dedicato:

Ai blocchi di partenza, si parte!

Eccoci con il secondo appuntamento della rubrica Diario d’Impresa dedicato alla misurazione delle performance dei nostri collaboratori.

Nella prima puntata abbiamo parlato di come assumere le giuste persone e creare un team di Serie A.

Per farlo ho utilizzato una metafora sportiva.
Amo farlo, trovo siano esplicative anche per chi non se ne intende di sport.

Quindi se nella scorsa puntata abbiamo parlato di come scegliere i componenti della nostra squadra, in questa capiremo come gestire questi giocatori.

Perchè dico “gestire”?
Perchè i giocatori, le persone, noi stessi non performiamo sempre allo stesso modo!
È impossibile, non siamo delle macchine.

Mi spiego meglio,

e per farlo uso una delle metafore sportive che più amo:

L’imprenditore è l’allenatore, i collaboratori sono i suoi atleti.

Chi ha avuto un passato da sportivo sa benissimo di cosa sto parlando.

Sci, calcio, pallavolo, rugby.
Non importa quale sport.

Quando sei un atleta, soprattutto se a livello agonistico, ti ritrovi a dover pianificare tutta la stagione sportiva.

Facciamo un esempio pratico.
C’è un atleta che vuole partecipare – e vincere possibilmente – le Olimpiadi.

Cosa dovrà fare per arrivare al massimo della forma al grande evento?

Dovrà pianificare, assieme all’allenatore (e al preparatore), tutte le manifestazioni dei mesi successivi, tenendo conto che l’apice della sua forma dovrà raggiungerla alla Olimpiadi.

Dovrà quindi calibrare tutte le performance in modo da non arrivare in sovra allenamento* al momento della sua performance più importante.

*Per chi non lo sapesse il sovra  allenamento – o overtraining – è quella “condizione fisica, comportamentale ed emotiva che si verifica quando il volume, l’intensità e la frequenza dell’esercizio fisico di un individuo superano la sua capacità di recupero.”

Per comprendere meglio l’argomento dei livelli di performance mi servirò della “teoria dei picchi e delle valli”.

Quando parliamo di prestazioni possiamo dividerle in “cicli”, cioè dei periodi in cui si alternano due fasi: performance (picchi), e riposo (valli).

Di seguito una rappresentazione grafica di questo concetto.

Questo grafico può essere la rappresentazione di una singola giornata come la rappresentazione di un periodo; tornando all’esempio la stagione di un’atleta che si prepara per le olimpiadi.

Torniamo al grafico.
Osservandolo possiamo notare due cose.

1. Il livello di performance pian piano aumenta nel tempo.
Il momento di massima performance non si manifesterà nell’immediato, ma dopo qualche ciclo.

Proprio come se fossimo un motore, un muscolo che ha bisogno di scaldarsi.

2. Dopo il picco di massima performance c’è un calo.

Avete capito perchè è importante pianificare bene la stagione di un’atleta? Pensate se l’atleta arrivasse al picco massimo all’ultima gara prima dell’olimpiade…

3. Le valli sono fondamentali

Ci siamo concentrati sui picchi ma la fase più importante sono proprio le valli, il recupero.

È infatti nelle valli che prendiamo lo slancio per riuscire successivamente a ottenere un picco più alto.

Sapete che succede se dopo un picco decidiamo di non staccare?


Rimbalziamo come una pallina!

E la nostra performance va letteralmente a farsi fottere!

Fermiamoci un attimo.

Pensa alle tue giornate.

Rimbalzi come una pallina o ti concedi delle valli?

Prova a lavorare 45minuti e staccare per 15 minuti. E quando stacchi niente cellulare! Fammi sapere come cambierà la tua giornata, i’m curios!

Ma torniamo al nostro lavoro da bravi allenatori.

La bravura di un buon allenatore sta nel saper individuare e prevedere questo momento clou e pianificare le attività in modo che il picco di massima prestazione corrisponda con il progetto più importante.

E Questo è proprio ciò che dobbiamo fare noi in azienda.

Da dove partiamo?
Invertendo la rotta!

Invertiamo la rotta: dalle persone ai progetti.

Ipotizziamo di trovarci a pianificare l’anno della nostra azienda.

Eccoci qui, davanti alla nostra lista di obiettivi e progetti da sviluppare.

L’errore più comune?
Concentrarci soltanto sui progetti.

Dobbiamo invertire la rotta, il punto di vista.
Partiamo dalle persone per poi concentrarci sui progetti.

Così facendo possiamo cambiare il modo in cui organizziamo i nostri piani, dando vita a un circolo virtuoso.

Spesso e volentieri organizziamo i progetti tenendo conto di due fattori: il fatturato che vogliamo ottenere e il periodo dell’anno migliore per quella determinata attività.

Tutto questo senza tenere conto dello sforzo richiesto alle persone.

Ipotizziamo ad esempio di fissare dei lanci importanti, e condensarli tutti tra il Black Friday e Natale.

Il risultato?

ll nostro team si ritroverà nel periodo tra novembre e dicembre in continuo sforzo.

E sarà impossibile mantenere sempre alte le performance.

Essere un imprenditore e gestire un’azienda è come correre una maratona.

Ti avevo avvisato che sono in fissa con le metafore sportive eh!

Quando corriamo una maratona dobbiamo imparare a dosare le nostre forze.
Non possiamo scattare subito, per non esaurire le energie troppo presto.
Non possiamo nemmeno correre sempre al minimo perché a un certo punto, se vogliamo totalizzare un bel tempo, dobbiamo dare di più.

Dobbiamo capire qual è il nostro ritmo.
Il momento di top performance (il nostro picco massimo).

Come?
Imparando a conoscerci.

È essenziale quindi fermarsi.
Fermati e prenditi il giusto tempo per conoscere (davvero) il tuo team e capire il vostro timing.

Solo così riuscirete a ottimizzare le performance per l’anno successivo.

Repetita iuvant.

Tieni sempre a mente questo concetto:

Noi come imprenditori e tutte le persone con cui collaboriamonon possiamo performare sempre allo stesso modo.
Ci saranno periodi di picco e periodi di valle.

Questi periodi si alterneranno sempre e noi dobbiamo accettarli.

Come?

Non passivamente.
Dobbiamo allenare, ottimizzare e organizzare il nostro team in modo da far allineare le performance nei periodi di picco.

È tutta una questione di ritmo.

Ti racconto tutto questo perché l’abbiamo provato sulla nostra pelle con il Marketers World.

Il Marketers World è uno dei momenti più importanti di Marketers che richiede molte energie, fisiche e mentali, a tutti i partecipanti.

Ci troviamo a lavorare 12 – 15 ore senza mai staccare.

Consapevole di questo, non posso pensare di richiedere al team, nel periodo precedente all’evento, immensi sforzi e top performance. Se desidero averli belli carichi e performanti dovrò prevedere un periodo di scarico per poter arrivare ai massimi livelli e vincere la partita.

Da dove parte quindi una buona pianificazione?

Da noi stessi.

Potrà sembrare assurdo ma non lo è affatto. 

Dobbiamo concentrarci su noi stessi.

Così come i nostri collaboratori, anche noi imprenditori non possiamo performare sempre allo stesso modo. Dobbiamo quindi essere in grado di capire quando performiamo bene e quando performiamo male.

Per farlo dobbiamo capire se in quel momento siamo dei leader o dei capi.

Un leader è colui che ispira e traina la propria squadra.

Per me un allenatore, un imprenditore non è un capo, è un leader.

P.S. Ci tengo a specificare che nei prossimi articoli ogni tanto parlerò di leader, altre volte di allenatore, altre ancora di imprenditore.
Ma per me sono assolutamente dei sinonimi!

Esistono un’infinità di definizioni relative ai leader.

Per quanto mi riguarda un leader è colui che possiede una caratteristica fondamentale: la self awareness, cioè la capacità di autoanalisi.

Un vero leader sa riconoscere quando si trova “sopra” o “sotto” la linea.

Che cosa??!

Continua a leggere e sarà tutto molto più chiaro.

Up o down? La linea sottile tra un leader e un capo.

Sei un leader o un capo?

Per rispondere a questa domanda mi servirò di un diagramma che è stato definito in molti manuali e da numerosi consulenti il diagramma più importante.

Una linea.

Questa semplice linea separa l’essere leader dall’essere dei capi.

Mi spiego meglio, se prendiamo come riferimento la linea noi possiamo trovarci sopra (above the line), o sotto (below the line).

La nostra posizione non sarà sempre la stessa nel tempo.

Sarà necessario quindi fare spesso il proprio “punto nave”.

Prendo in prestito dal mondo della navigazione – altra mia passione, dopo lo sci – il concetto del “punto nave”, ovvero la pratica utilizzata dai marinai per capire la posizione della propria imbarcazione, utile a verificare se la rotta seguita coincide con quella pianificata.

In questo senso un imprenditore è come un bravo marinaio.

Dovrà procedere consapevole che vento e correnti influenzeranno di continuo la rotta e in modo quasi imprevedibile, quindi dovrà essere sempre pronto a verificare la propria posizione.

Il rischio per chi non dovesse farlo è di trovarsi fuori rotta, in balia delle onde o, ancor peggio, controvento. 

Ma adesso è il momento di ormeggiare.

Scendiamo – momentaneamente – dalla barca e torniamo alla nostra posizione rispetto alla linea.

Come detto prima, nella nostra vita si alterneranno dei periodi di up e periodi di down. 

Cosa cambia tra sotto e sopra?

Quando ci troviamo sopra la linea, siamo dei leader aperti, che guidano e aiutano.

Al contrario, quando siamo sotto la linea siamo dei capi.

Iniziamo quindi a essere un po’ più chiusi e non saremo guidati dalla curiosità e dalla voglia di metterci in gioco. Non saremo di supporto per la squadra, ci trascineremo con fatica.

Capita a tutti di avere questi periodi.

Qual è la grande differenza tra un vero leader e colui che pensa di essere un leader?

La capacità di capire la propria posizione rispetto alla linea di prima.

Capire quindi se ci troviamo al di sopra o, soprattutto, al di sotto della linea.

Saper riconoscere quando ci troviamo al di sotto è fondamentale.
Solo così saremo in grado di capire come tornare al di sopra.

Quindi ogni mattina quando vi alzate, chiedetevi: oggi sono un leader above the line o un leader below the line?

Potrà sembrare facile dare questa risposta,
Ma non lo è affatto.

Non basta quindi parlare con un collaboratore una volta.
Non basta fare un bel discorso motivazionale al team.

Serve una grande capacità di autoanalisi / autocritica, una buona dose di empatia e apertura mentale.

Essere un buon leader non significa essere perfetti (above the line),
significa sapere in ogni momento dove ci si trova e agire di conseguenza.

Una volta compreso dove ci troviamo è il momento di passare al nostro team.

Come sta performando il nostro team? Misuriamolo.

Anche in questo caso ci serviremo di una matrice: la matrice skill / will

La matrice è composta essenzialmente da due assi cartesiani.
Sull’ascissa posizioniamo “Skill”, la competenza, e sull’ordinata “Will”, la forza di volontà.

Successivamente andiamo a dividere i due assi in quattro parti.

Avremo quindi quattro quadranti:

  1. High Skill / High Will
  2. High Skill / Low Will
  3. Low Skill / Low Will
  4. Low Skill / High Skill 

A colpo d’occhio si può notare subito quale sia il quadrante “peggiore”.

Il terzo, quello in cui competenze e forza di volontà sono al minimo.

Prendiamoci un attimo per soffermarci a osservare questa matrice.

Potrebbe diventare uno strumento essenziale per tutti i componenti dell’azienda, in particolar modo per i project manager e chi si occupa di HR.

In Marketers tendo a farla ogni tre mesi e pian piano sto cercando di trasferirla anche a tutti i miei collaboratori.

A cosa serve? Come la usiamo?

Per cercare di capire nei tre mesi precedenti dove si sono trovati i collaboratori e quindi poter capire – nei tre mesi successivi – come portarli nel quadrante per eccellenza, cioè il primo dove c’è alta competenza e alta forza di volontà.

Bene quindi adesso abbiamo davanti la nostra matrice skill / will.

Ricordiamoci che se analizziamo in che fase sono i nostri collaboratori lavoreremo molto sui primi due quadranti.

Questo perché diamo per scontato che se sono nella nostra squadra da un po’ la competenza sia già molto alta. La variabile che cambierà sarà quindi la motivazione che potrà essere altalenante.

Discorso diverso sarà per una persona che si è appena aggiunta al nostro team. Magari appena arrivata avrà alta motivazione ma bassa competenza.
Avrà quindi bisogno di essere formata. 

Oppure un’altra situazione delicata potrebbe essere quella in cui c’è un cambiamento di ruolo o mansione.

Ogni situazione è a sé stante.
Ricordiamo sempre che abbiamo a che fare con delle persone.

Per comprendere meglio facciamo un esempio pratico.

Applichiamo la matrice skill/will: un esempio concreto.

Piero è un nostro collaboratore molto performante.
Negli ultimi tre mesi ha dimostrato alta competenza e motivazione. Lo collochiamo quindi nel quadrante 1.

Inizia il quarto mese e notiamo che Piero inizia ad avere un calo di motivazione.

Cosa fare se ci troviamo in questa situazione?
Dobbiamo chiederci “perché sta diminuendo la forza di volontà?”

Per poter rispondere a questa domanda potremmo quindi confrontarci con Piero.

Potrebbe essere un periodo stressante a livello lavorativo oppure un problema personale / familiare. Alle volte una semplice chiacchierata, un’attenzione in più, qualche giorno di riposo può risolvere la situazione.

Il nostro unico obiettivo è fare di tutto per ristabilire l’equilibrio il più velocemente possibile.

Per poterlo fare al meglio dobbiamo noi stessi essere above the line; essere quindi dei leader. Perché il rischio è che ci incattiviamo e creiamo un circolo vizioso in cui perdiamo la fiducia dei nostri collaboratori.

Questa non è la soluzione.

Magari adesso ti starai chiedendo quale sia il momento migliore per effettuare questa analisi.

L’ideale sarebbe effettuarla ogni tre mesi per poi tirare le somme a fine anno e poter così ottimizzare la programmazione di quello successivo. Così potremo valutare l’andamento delle performance dell’azienda, individuando facilmente i periodi di maggiore “down” o “up”.

Successivamente andremo a distribuire nei vari mesi i progetti che abbiamo sviluppato, identificando quelli più sostanziosi / impegnativi / importanti.

Potrebbe essere utile usare una scala da 1 a 10 per identificare il livello di importanza dei progetti e, di conseguenza, lo sforzo richiesto al team (come si evince dal grafico qui sotto).

In questo modo emergerà visivamente in quali periodi sono stati richiesti gli sforzi maggiori e la risposta del nostro team.

Ad esempio dal mio grafico emerge che ho pianificato due lanci importanti (quelli con il n. 10) in due periodi molto ravvicinati.

Quest’anno cercherò di non ripetere questo errore.

La matrice serve quindi per comprendere se abbiamo pianificato correttamente le attività o se abbiamo messo sotto sforzo il team. 

Mettetevi ad analizzare i dati del passato.
Ripercorrete tutti i mesi, i progetti che avete sviluppato e il sentiment del vostro team.

Se non avete ancora le vostre matrici dei mesi passati, sforzatevi di ricordare le conversazioni, le sensazioni, gli umori che avete percepito dal team. 

Sono sicuro che questo strumento vi tornerà molto utile.

Leggere ci aiuta a diventare imprenditori migliori.

Il fil rouge di questo articolo è stato lo sport e l’impresa.

Ci tengo quindi a concludere consigliandovi un libro che mi ha dato tanto.

L’intelligenza agonistica.
Affrontare le sfide nelle vita, nel lavoro nello sport.

Scritto da Giuseppe Vercelli, psicologo dello sport che ha partecipato a cinque Olimpiadi come psicologo ufficiale del Coni dal 2011 nonché responsabile dell’area psicologica di Juventus Football Club.

Io ho avuto la fortuna di seguire delle sue lezioni alla FISI (Federazione Italiana degli Sport Invernali) quando ho fatto il corso per diventare maestro di sci.

In questo libro fa proprio ciò che ho fatto io in questo articolo.

Cerca di far capire come certe situazioni che proviamo nello sport siano utili nella vita lavorativa e personale. Quella che lui definisce come “Intelligenza Agonistica” è proprio l’insieme delle competenze con cui ognuno di noi si trova ad affrontare e superare le proprie sfide quotidiane.  

Un libro che consiglio a tutti gli imprenditori e manager, non solo agli appassionati di sport.

Se sei alla ricerca di altri spunti per le tue prossime letture ti consiglio di dare uno sguardo ai libri che ho preferito nel 2020.

Per questa guida è tutto.

Un abbraccio,
Luca.

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